グループ間取引の管理を効率化します
月次、四半期、年次決算において、グループ間取引の管理はどうされていますか？いまだに原始的に、請求書をFAXしたりしていませんか？ グループ間の債権債務の残高が合う・合わないで電話やメールでやり取りしていませんか？
QuickBaseを使えば、グループ間取引が一ヶ所に統合され、一覧性が高まり、残高があっているかどうかが、瞬時に把握できます。下の画像が、集計画面のサンプルです。 ここでは、AAA社からDDD社までの4社を想定し、請求通貨ごとの残高を表示しています。各金額をクリックすると、その明細がドリルダウンされて、一覧表示されます。 また、金額の右側には、不一致の取引が何件あるかを表示しています。
担当者のインプットも簡単。下記のように限られた項目を選択したり入力するだけです。 もちろん、請求書も添付できるので、紛失のリスクもありませんし、送った・受領していないといった行き違いも、もうありません。
posted by Masato Ukaji on 5-10-2006 in Management Tool
販促予算、プロジェクト予算、IT予算などの予算管理、面倒ではありませんか？
販売促進予算、プロジェクト予算、キャンペーン予算、ITプロジェクト予算など
の予算管理、みなさまどうしていますか？
誰が、いつ、何に、いくら使ったのか？ 使う予定か？ あといくら使えるのか？
毎回集計したり調べるの大変ではありませんか？
そんな悩みを解決する、お小遣い帳が簡単に作れます！
クィックベースで行う、予算管理ツールの特徴は・・・
(1) 小遣い帳的に、導入も使い方も、手軽！！！
(2) 管理したい、｢案件名｣、｢費用名｣、｢管理者｣、｢予算額｣ を設定しておきます。
(3) ｢予算の申請｣ と、該当する予算責任者の ｢承認／却下｣が、オンラインで行えます。
(4) ワークフロー管理（承認・未承認の状況）がタイムリーに把握できます。
(5) 予算の消化状況がタイムリーに掴めます。
営業部門であれば、出張費、交際費などの使用状況把握に有効利用できます。
（下画面） TOP画面では、予算状況の集計表と承認された明細を表示させておくと便利です。
現在の申請額、実際支払額、残高が、一目で把握できるわけです。
（申請と承認画面） オンラインで出来るので、情報がタイムリー。
posted by Masato Ukaji on 11-22-2005 in Management Tool
有給休暇簿をオンライン化しませんか？
人事部の皆様、
社員の有給休暇をクィックベースで管理してみませんか？
★ 人事部は、全社員の有給休暇の取得状況をタイムリーに把握できます。
★ 各社員も自分の有給休暇の消化状況がいつでも把握できます。
★ 申請と承認がオンラインでできます。
クィックベースは、ASPで提供されている、Webデータベースなので、特別なソフトウェアの導入なしに、自社向けの経営管理ツールをカスタマイズすることできます。
有給休暇の管理ツールも簡単に作成できます！！！
データが追加された時に、指定した承認者へ自動で配信することができる、「通知メール」機能を利用して、申請〜承認までのワークフローをオンライン化します。
また、データの閲覧制限を行うことができるので、管理者は全社員のデータを閲覧可、フタッフは自己データのみの閲覧可、マネージャーは該当する部署のデータの閲覧が可、というように、データの「機密性」も設定できます。
（社員の画面） スタッフは、自分の有給休暇の消化状況、残日数が、画面で確認でき、休みの申請ができます。
申請画面は、以下のような画面です。通信欄に、承認者のコメントなども記入できるので、やりとりに便利ですね。
posted by Masato Ukaji on 11-21-2005 in Management Tool
2005秋のﾊﾞｰｼﾞｮﾝｱｯﾌﾟ機能 （注目は、ｸﾛｽﾀﾌﾞ集計）
クィックベースは、11/12のメンンテナンス作業後、自動バージョンアップされました。
今回特筆すべき新機能は、新しい集計レポート機能が追加されたことです。
（これは、クロスタブという集計機能で、本当にすごいレポート機能です！！！）
また、データの連携やセキリュティ対策などが強化されています。
(1) "新"集計表（クロスタブ集計) ←注目！！！
集計表（サマリービュー）に、｢クロスタブ｣集計が追加され、エクセルのよう
に、数字データを縦横に設定して集計することができました。
また同時に、集計表のデータもエクセルCSV形式で、エクスポートすることが
できるようになりました。
(2) データの連携（リレーション）機能の強化
アプリケーション間のテーブル･データの共有やアプリケーションを横断した
データの集計が可能になりました。
取引先、顧客、外注先、スタッフ情報など同じようなデータを二重、三重に
入力する必要がなくなります。
(3) 印刷機能の強化
印刷形式の選択が増え、個々のデータ印刷ができるようになりました。
カレンダー表示もＡ４サイズできれいに印刷されるようになりました。
(4) 管理者画面の機能強化
管理者のユーザー管理（アクセス権の設定や修正など）がより設定しやすくな
りました。
(5) セキュリティ機能の強化
会社自身のWebサイトでの設定や会社独自のパスワード・ポリシーなどを設定
することができるようになりました。
posted by Masato Ukaji on 11-16-2005 in Function
立替経費の使用状況をタイムリーに把握できます。
多くの営業さんがいらっしゃる会社の社長や部長の皆様
各個人が毎月立替えている経費の使用状況を把握していらっしゃいますか？
毎月の変動費は、つい組織全体の金額推移でざっくりと把握しがちですが、
以下のように、月別個人別比較をすることも有効な分析ではないでしょうか？
クィックベースは、Webデータベースなので、各個人の経費精算や経理の集計業務を効率化するだけでなく、管理者にとっても、データをタイムリーに分析できる "一石三鳥" ツールです。
posted by Masato Ukaji on 11-02-2005 in Management Tool
業務委託の実績例
特に、以下のようなデータ管理のアイディアを得意としております。
金額には、データベース導入時の煩わしい設定作業や操作秘訣の伝授など、
業務サポート費も含まれています。
操作に慣れてしまえば、導入後は、お客様自身でデータベースの修正が可能ですから、メンテナンスで想定外の費用がかかるようなことはありません。
★立替経費の精算・集計 (導入費概算 80万円)
(1) 交通費、交際費など個人が立替えた経費を入力し、一定期間のデータを集計し｢経費精算書｣が簡単に作成できます。
(2) 経理担当者の事務業務も効率化できます。
(3) 組織全体や各個人の経費使用状況をタイムリーに把握できます。
(4) 外貨にも対応しています。
★購入申請と債務管理 (導入費概算 100万円)
｢購入申請書｣の内容をデータベース化すると、
(1) 購入申請と承認をオンラインでできます。
(2) 承認後の業務（発注、受領、支払まで）のワークフローをシームレスに管理できます。
(3) 請求書に添付する｢支払申請書｣の印刷もできます。
(4) 支払データの分析ができます。
★請求書発行と債権管理 (導入費概算 100万円)
(1) 請求書の発行をオンラインでできます。
(2) 請求書の発行〜債権回収までの業務ワークフローをシームレスに管理できます。
(3) 請求書の形式は、カスタマイズできます。
(4) 請求書の連番管理や他通貨の対応に向いています。
(5) 請求書の発行管理（未発行or発行済）
売掛金管理（未回収or回収済）を得意先別、担当者別、入金予定日別などに分析できます。
★予算申請・承認と管理 (導入費概算 100万円)
(1) プロジェクト、販促、交際費などの予算を設定し、実際の消化状況をタイムリーに把握できます。
(2) 各予算に責任者を設定し、申請→承認のワークフローをオンライン上でできます。
(3) 交際費申請書、出張申請書、支払申請書などの帳票印刷もボタンひとつでできます。
★書類管理 (導入費概算 50万円)
(1) 社内やグループ間で共有したい文書を保管し、集中管理します。
(2) カテゴリー別、管理者別など文書の整理、検索が容易になります。
(3) Excel,Word,PDF,画像データなど、どんな文書タイプでも管理できます。
(4) 文書の履歴管理ができるので、過去のバージョンに戻すこともできます。
(5) 文書の閲覧制限、修正制限も設定できます。
★売上報告 (導入費概算 80万円)
(1) 日々の売上報告を、関係者全員が、タイムリーに把握できます。
(2) 本部で報告書の作成が不要になります。
(3) インターネットに繋がるPCがあればどこからでも報告できます。
その他、お客様の用途に合わせたデータベースの作りこみや工夫を得意としています。
posted by Masato Ukaji on 11-02-2005 in General
比較するとしたら・・・
“WEBデータベース” といえば、国内で似たようなソフト｢サイボウズ デヂエ｣がありますが、●関数が使えること、●導入にサーバーが必要ないという点で大きく違います。
つい先日、デヂエ6が公開されて、新機能として、●データやコメントの更新情報はメールで通知されるので、情報が放置されない。●ルックアップ機能が付きました。（参照先の情報の取り込み機能）
とありましたが、当社が利用しているWEBデータベースソフト "QuickBase" には、すでに搭載されています。
オンライン・ワークフローを設定したり、帳票印刷機能が付いていたり、データベースでありながらエクセル並みの表示に切り替わる編集機能が付いているなど、驚くほど機能満載なソフトです。
年に３〜４回、自動でバージョンアップされるのも魅力のひとつです。
バージョンアップも自動でされるので、デヂエのように、ダウンロードする必要はありません。
posted by Masato Ukaji on 10-31-2005 in General
低価格の理由
このブログでは、業務効率化のアイディアを述べておりますが、当社は、ソフトウェア販売会社ではございません。
会計事務所をベースにした経営管理業務をサポートするコンサルタント会社です。
当社スタッフの国内外での様々な事業会社での実務経験を活かし、クライアント様の必要に応じたサービスを提供できるように、常に当社独自の企業努力を行っています。
下請けではありませんので中間搾取のない価格をご提案できるのです！
posted by Masato Ukaji on 10-31-2005 in General
業務委託費の目安は、50万円〜100万円
当社は、ASPで提供されている『WEBデータベース』ソフトを利用して、お客様の用途に合わせてデータベースの作りこみを行っています。
(1) 効率化したい業務内容をお伺いした後、アイディアのご提案とお見積をします。
(2) 試作品（プロトタイプ）をお作りし、お試し頂けます。
(3) 導入前後のサポートや操作アドバイスもお見積に含まれます。
posted by Masato Ukaji on 10-28-2005 in General
ExcelやAccessのデータを “Webデータベース”に移行しませんか？
当社は、貴社のお忙しい管理部門のご担当者様に代わって、貴社向けの経営管理ツールの構築作業を業務委託で請け負うことができます。
たとえば、
・・・ExcelやAccessで管理している情報の整理
・・・データの分析や加工
・・・本社、支店や店舗（国内、海外）等の離れた場所との情報のやりとり、等です。
これらのデータを “Webデータベース” に移行すれば、管理部門の業務効率化だけでなく、情報共有による全社レベルのサポートができます。
ExcelやAccessでは、タイムリーな情報共有に限界がありますが、何らかのシステムを導入しようと思うと、サーバー購入など想定外の時間や費用がかかってしまいます。
しかし、今日新しい技術により、インターネットに繋がる環境であれば、もっと｢手軽｣に
便利な方法がございます。
米国Intuit社が提供している｢クィックベース｣は、国内にはまだ見当たらない｢Webベースのデータベース｣です。
『グループウェア』 『データベース』 『エクセル』の3つの機能を融合させたようなユニークなもので、ユーザー自身がいつでも自由にカスタマイズできる「手軽で使い勝手の良い」ソフトウェアです。
当社はこのWebデータベースを利用したアイディアとサポートを提供しています。
posted by Masato Ukaji on 10-28-2005 in General
欠かせない、経費精算・集計ツールです。
SOHOのような少人数の規模でも 『ビジネス』には 『欠かすことのできない』 経費精算業務を効率化し、また、タイムリーに使用している経費を集計できます。
Webベースのクィックベースで、経費精算・集計を行えば、精算する側の精算業務も、経理担当者の業務（仕訳データの作成等）も、かなり効率化できます。
エムエルコンサルタンツも社内で利用している経費精算・集計ツールの特徴は・・・
(1) 交通費、出張旅費、会議費、交際費、書籍代など個人が立替えた経費を入力します。
(2) 一定期間の経費データを集計し、｢経費精算書｣が簡単に作成でき、精算業務が効率化できます。
（私が以前勤務していた会社では、ExcelのExpense Report で、毎月の精算業務が煩わしかったのを覚えてます。）
(3) 経営者や経理責任者など管理者は組織全体で、または、各個人がどれくらいの経費を使用しているか、タイムリーに把握できます。
(4) 外貨建ての精算も対応可能です。｢為替レート｣を入力すれば｢円貨建て｣で自動計算されます。
↓ 入力画面サンプルです。
posted by Masato Ukaji on 10-20-2005 in Management Tool
楽々！作業時間集計ツール
多くのクライアント先をお持ちの方や、
また、多くのプロジェクトに参画されご活躍されている方へ
クライアント先へ請求する作業時間の集計業務に煩わされていませんか？
手軽に始められるクィックベースで “時間集計ツール” を作成すれば、簡単に時間集計ができますし、集計した時間を、タイムリーかつ正確な請求書の発行のために利用できます。
Webベースのソフトなので、サーバーや特別なソフトの購入は不要で、社内からでも自宅からでも利用することができます。
エムエルコンサルタンツの社内でも活躍している時間集計ツールの特徴とは・・・
(1) タイムシートに時間を入力していくだけで、各個人の時間を、クライアント別、ないし、プロジェクト別に簡単に集計できます。
(2) プロジェクトリーダーや管理者の立場であれば、組織全体ないし、グループ全体で、どのクライアント、あるいは、どのプロジェクトにどれくらいの時間が費やされているかを集計できます。
(3) 集計結果を表だけでなく、折れ線グラフやパイチャート形式で表示し、傾向や推移を視覚的に把握できます。
↓クィックベース（Webデータベース）の入力画面サンプル（当社内用です。）
posted by Masato Ukaji on 10-20-2005 in Management Tool
国内にはまだ見当たらない、Webベースのデータベースです。
最近のITニュースを見ていると、2つの波を感じます。
(1) 気軽に情報共有できる、「グループウェア」や「ブログ」の一般化
(2) 簡易に使える、小規模「データベース」市場の活性化
こんなニュースがありました。
・・・日本オラクル AccessからOracle Database へ移行サービス開始
・・・マイクロソフト Access から、ﾘﾚｰｼｮﾅﾙ ﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽ ﾏﾈｰｼﾞﾒﾝﾄ ｼｽﾃﾑ への移行を低コストで実現
・・・新「サイボウズ デヂエ」は、Webデータベース
これは、まさしくビジネス・ソフトウェアの進化の波ですよね。
これからのビジネス・ソフトには、「気軽に情報共有」し、｢そのデータを管理し再利用することのできる」機能が、一般化してくると思います。
当社が、クィックベースを自社使いしている理由もまさしくそこです。
ExcelやWordは、使い易いソフトですが、みんなでタイムリーに情報を共有するには限界があります。また、手軽なデータベースと言っても、Accessって誰にでも簡単に？・・・使いこなすには難しいソフトです。
そして、少しでも本格的な「データベース」を導入するには、想定外の費用と時間がかかります。日々変わっていく業務環境に対応するには、もっと「手軽さ」が必要です。
米国Intuit社がASPで提供している｢クィックベース｣は、国内にはまだ見当たらない、Webベースのデータベース・ソフトウェアです。一言で表現すると、｢グループウェア｣と｢データベース｣2つを融合させたユニークな機能です。
｢Webデータベース｣とコミュニケーションしている｢サイボウズ デヂエ｣との違いは、��｢関数｣が使えること、��導入に｢サーバー｣が必要ないことです。
ただ残念なのは、日本語版ソフトがないこと。
でも全く日本語が使えないわけではありません。当社では、特に大きな問題も無く日本語を使っています。Excel で作業するように、ユーザー自身がいつでも自由に操作できる｢手軽で使い勝手のいい｣データベースです。
ExcelやAccessで満足していては、もったいないですよ！
posted by Masato Ukaji on 10-13-2005 in General
導入から約1年、売上速報ツールが好評です。
国内に20ヶ所の営業所がある会社に昨年末導入した、「営業速報&債権回収管理ツール」が好評です。
（会社情報）
本社：東京
従業員数：100名
事業内容：サービス業（全国20ヶ所の営業所）
以下の導入前の課題を解決しました。
�� 日々の売上をタイムリーに把握したい。
�� 本部管理部の報告書作成を効率化したい。（毎週月曜日AMに報告書を配布している）
�� 債権の回収管理情報を共有したい。（営業マンと管理部）
（入力画面）
営業マンが日々の売上報告を入力します。
（売上集計表）
常に最新の売上実績が把握できます。
定期的に、売上集計表を関係者にメールで自動配布します。
（データ集計・分析）
営業所別、担当別、年間推移、ランキング、グラフ表示など
タイムリーなデータ分析、作業効率も大幅アップ
（債権回収）
また、「回収方法」「回収予定日」「実際回収額」「実際回収日」等の情報を入力しているので、
「回収方法別リスト」「回収日別リスト」「未回収リスト」など債権管理にもデータを二次活用して頂いています。
posted by Masato Ukaji on 10-11-2005 in Management Tool
勝ち組企業のためのクレーム処理と分析ツール
あのクレームには、今、どこまで対応できているの？
クレームの多い商品はどれだろう？
クレーム内容は、タイムリーに、関係者へ知らせたい・・・
顧客の声を、すばやく収集し、タイムリーに分析することは、勝ち組企業の基本です。
簡単にナレッジベースが構築できます。
Web上で運用するツールのため、対応中の案件のみを効率的に表示させ全員で共有したり、最新の顧客の声を様々な角度から分析し、戦略策定に役立てることができます。
posted by Masato Ukaji on 10-07-2005 in Management Tool