契約書の更新を管理するいいアイディアありますか?

08.21

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rules64

すべての契約書の期日を、揃えるのがいいかと思います。あるいは、契約書の種類や、部署単位で、契約の期日を揃えるのがいいかと思います。

事業活動の過程では、サプライヤーとの契約をはじめ、弁護士、会計士、税理士、コンサルタント等との顧問契約が発生し、多くの場合、契約開始の時点から1年間の契約をするパターンが多いかと思います。そうすると、1年後の契約更新の時期がバラバラになってしまい、きちんと期日管理をしないと、更新したくなかったのに更新せざるを得なくなったり、逆に、更新したかったのに、更新を断られるケースが出たりします。

一定の管理可能な契約数になるまでは、こうした契約の期日を所定の時期に統一し、契約更新の是非を検討するタイミングを集中させることが一つのアイディアです。必ずしも、会社の事業年度に合わせる必要はなく、定時総会の終了に合わせたり、中間期末に合わせたり、会社夫々の工夫は可能です。(例えば、毎年6月で契約の見直しをするとしたら、初めての業者と1月に契約を取り交わす際は、当初の契約期間は、1月から6月とし、翌年から1年契約とします。)なお、契約書の数が多くなってきたら、例えば、部署単位で、更新期日(従って、契約書期日)を変えてもOKです。

目的は、自社に有利な契約管理をする事ですので、自社に裁量権が多いと思われる契約については、自動更新条項を入れずに、毎年所定の時期に、契約内容の見直しをできるようにするのがベターかと思います。

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